بهبود فرآیند های کاری در هشت قدم - وبلاگ بخار

به گزارش وبلاگ بخار، در بسیاری از کار های دانش محور، پرمشغله بودن افراد و وارد آمدن فشار های کاری سنگین و بی امان امری عادی است و شاید خیلی از شما هم موقعیتی شبیه به این را تجربه کرده باشد: فهرست بلندبالایی از کار هایی که باید انجام می شده، اما هنوز فرصت نکرده اید آن ها را انجام دهید و علاوه بر آن ها یکسری کار های روزمره نیز هستند که باید آن ها را نیز انجام دهید، اعضای تیم تحت رهبری شما عملکرد مطلوبی از خود نشان نمی دهند و شما باید جوابگوی کم کاری ها و سهل انگاری های آن ها باشید، تعادل بین زندگی و کارتان به هم خورده و حتی در خانه خود هم فکر و ذکر کارتان شما را آزار می دهد، اتاق شما پر است از کسانی که با شما کار دارند و شما فقط فرصت می کنید به کسی که با صدای بلندتری با شما حرف می زند، جوابگویی داشته باشید.

بهبود فرآیند های کاری در هشت قدم

اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که با چنین موقعیت هایی زیاد روبرو می شوید، بدانید که از روش های درستی برای انجام کارتان استفاده نکرده اید که با چنین سرنوشتی روبه رو شده اید و فرآیند های کاری تان مناسب نبوده اند. درواقع، مشکل بزرگ شما در کارتان این است که نه مسائل و مسائل را به درستی شناخته اید و نه دید روشنی از چگونگی برخورد با آن مسائل و برون رفت از بن بست موجود در فکر خود دارید.

دانیل نورتون و امی کیمبال از محققان موسسه تکنولوژی ماساچوست یک الگوی هشت مرحله ای را برای تسهیل فرآیند حل مساله و جلوگیری از وارد آمدن فشار های کاری بر کارکنان بخش های دانش محور ارائه داده اند که با اجرای دقیق آن ها خواهید توانست بر بسکمک از مسائلتان درزمینه اجرای پروژه های کاری و رهبری تیم های کاری غلبه کنید که در ادامه به این هشت مرحله اشاره خواهد شد:

مرحله اول: مسائل و مسائل موجود را تعریف کنید

نخستین گام شما برای حل یک مساله این است که آن مساله را به خوبی تعریف کنید و مشکل موجود را بشناسید. یکی از بهترین روش ها برای حل مسائل موجود در یک مجموعه کاری این است که کارکنان آن مجموعه دورهم جمع شوند و مسائلی را که با آن ها روبه رو هستند تعریف کنند. در بسکمک از شرکت ها یا تیم های کاری لازم است اعضای تیم به مدت چند ساعت کنار هم بنشینند و در ابتدا هرکدام از آن ها چند مساله اصلی را که کل مجموعه با آن ها درگیر هستند (مثلا چهار یا پنج مساله اصلی) روی یک برگه بنویسند و بعد از جمع آوری این برگه ها، آن ها را روی دیوار اتاق جلسه بچسبانند.

این کار ازآن جهت ضروری و موثر است که تا زمان معین نشدن مسائل و مسائل موجود در یک مجموعه کاری و آگاه شدن تمام اعضا از آن ها امکان حل شدن و برطرف سازی آن مسائل وجود نخواهد داشت. از سوی دیگر هم نباید اجازه داد مسائل موجود کهنه شوند، چراکه تحقیقات نشان داده هر چه یک مشکل و چالش برای مدت بیشتری حل نشده باقی بماند حل شدن آن دشوارتر خواهد شد.

این ابتکار ازآن جهت ارزشمند و حیاتی است که بسکمک از اعضای تیم های کاری تمایل چندانی برای کمک خواستن از دیگران برای حل مسائل کاری خود نشان نمی دهند، چراکه این کمک خواستن از دیگران را نشانه ضعف و ناتوانی خود تلقی می کنند و می کوشند تا خودشان برای حل مشکل موجود اقدام کنند حال آنکه واقعیت غیرقابل انکار در دنیای امروز این است که بسکمک از مسائل کسب وکار های امروز آنقدر پیچیده و چندبعدی هستند که حل آن ها از عهده یک نفر برنمی آید و به تلاش و همکاری تیمی نیاز دارد و برای این کار لازم است تمام اعضای تیم از وجود این مسائل آگاهی یابند.

مرحله دوم: برای حل مسائل از دیگران راهکار بخواهید

بعدازاینکه تمام اعضای تیم و شرکت کنندگان در جلسه چندساعته مشکل گشایی اقدام به تعریف مسائل و مسائل کردند، نوبت می رسد به نظرخواهی از آن ها درباره راهکار ها و فرآیند های مناسب برای برطرف ساختن مسائل و برداشتن موانع موجود.

در اینجا هرکدام از شرکت کنندگان در جلسه می توانند برای هرکدام از مسائلی که روی برگه های جداگانه نوشته شده و بر دیوار محل برگزاری جلسه نصب شده اند یک یا چند راهکار پیشنهاد دهند و راهکار های پیشنهادی شان را روی برگه های جداگانه ای بنویسند و سپس یک نفر از حاضرین باید آنچه روی این برگه ها نوشته شده را با صدای بلند بخواند و از حاضرین در جلسه درباره آن ها نظر بخواهد. این کار باعث می شود تا ابعاد مختلف مسائل موجود معین شده و گزینه های متعددی برای حل آن ها مطرح شود و مشارکت حداکثری همه اعضای تیم تحقق پیدا کند.

مرحله سوم: برای اجرای راهکار های مطرح شده اولویت بندی کنید

وقتی که مرحله نظرخواهی از اعضا برای ارائه پیشنهاد ها و راهکار ها به خاتمه می رسد شما با انبوهی از گزینه های گوناگون برای اجرا روبه رو هستید که باید از میان آن ها تعدادی را برگزینید و بر آن ها متمرکز شوید؛ بنابراین در اینجا لازم است که دست به اولویت بندی زده و اقدامات ضروری تر را اول از همه انجام دهید.

در اینجا توصیه می شود در اولویت بندی هایتان در ابتدا سراغ کار های ساده تر که اثربخشی سریع تری دارند بروید و اول آن ها را انجام دهید. برای نظم بخشی به مرحله اولویت بندی هم می توانید از ماتریکس اولویت ها استفاده کنید که شامل چهار بخش اقدامات دارای اثرات کم، اقدامات دارای اثرات زیاد، اقدامات نیازمند تلاش کم و اقدامات نیازمند تلاش زیاد می شود و بهتر است که در ابتدا روی اقدامات دارای اثرات کم و نیازمند تلاش کم تمرکز کنید و پس از کسب نتایج امیدوارکننده مطلوب سراغ اقدامات دارای اثرات زیاد و نیازمند تلاش زیاد بروید.

لازم به یادآوری است که در اینجا هم باید از تمام اعضای تیم و شرکت کنندگان در جلسه نظرخواهی و رای گیری به عمل اید و از تصمیم گیری های خودسرانه و یک طرفه در این زمینه بایدپرهیز کرد.

مرحله چهارم: نقشه فرآیند نو را ترسیم کنید

بعدازاینکه مسائل تعریف و راهکار ها مطرح شدند و اولویت کار ها معین شد، زمان آن فرارسیده تا معین شود قرار است کار ها و اقدامات به چه صورتی انجام شوند و از ابتدا تا انتهای فرآیند نوی که قرار است به مرحله اجرا درآید چه گام هایی باید برداشته شود. در اینجا لازم است نقشه ای روی وایت بورد ترسیم شود که فرآیند نوی را که تیم در پی پیاده سازی آن است به صورت تصویری نمایش دهد.

البته در اینجا نباید به شکلی آرمان گرایانه و تخیلی اقدام به ترسیم نقشه فرآیند نو کرد بلکه باید این نقشه را با توجه به شرایط موجود و واقعیت ها ترسیم کرد و درنهایت به نسخه ای از نقشه راهی که قرار است برای برطرف ساختن مشکل موجود استفاده شود، دست خواهید یافت.

درواقع ترسیم نقشه فرآیند نو باعث می شود تا تمام کسانی که قرار است در آن فرآیند مشارکت کنند و هرکدامشان گوشه ای از کار را بگیرند به روشنی دریابند کلیت کار چیست و قرار است چه کار هایی و از طریق چه کسانی انجام شود و در این حالت از موازی کاری و اتلاف انرژی و هزینه و منابع جلوگیری خواهد شد و جهتی که قرار است طی شود از قبل معین خواهد شد.

مرحله پنجم: به اعضای تیم امکان ایجاد تغییرات و اصلاحات کوچک در زمان اجرای فرآیند ها را بدهید

بعدازاینکه نقشه فرآیند های نو ترسیم شد، تیم وارد فاز اجرا می شود و در این مرحله است که اعضای تیم که خودشان در تمام مراحل تعریف مساله، ارائه راهکار ها، اولویت بندی و ترسیم نقشه فرآیند های نو مشارکت فعال داشته اند، راهکار های پیشنهادی را به مرحله اجرا درآورند.

بااین حال، تجربه نشان داده بسکمک از ایده ها و فرآیند ها وقتی به مرحله اجرا می رسند، آن طور که به نظر می رسیدند عملیاتی نمی شوند و موانعی بر سر راه پیاده سازی آن ها وجود خواهد داشت؛ بنابراین لازم است این امکان به اعضای تیم و مجریان طرح داده شود تا در زمان اجرای فرآیند ها یکسری تغییرات لازم را در آن ها به وجود آورند و با توجه به شرایط میدانی تصمیم گیری کنند و در همین جاست که ایده ها و راهکار های غیرکاربردی یا تحمیلی از سوی رهبری سازمان یا کسانی که از نزدیک دستی بر آتش ندارند از گردونه خارج می شوند و جای خود را به ایده های کاربردی تر و عملیاتی تر خواهند داد و این چنین است که فرآیند های نو با سرعت و سهولت بیشتری اجرا خواهند شد.

مرحله ششم: تجربه اندوزی کنید

پس ازآنکه اجرای فرآیند نو را شروع کرده و تغییرات لازم را در حین اجرای آن انجام دادید تیمتان را وارد مرحله ای کرده اید که می تواند چیز های نوی را تجربه کرده و موقعیت های متفاوتی را درک کند که درگذشته آن ها را تجربه نکرده بود. درواقع شما در این مرحله دست به تجربه اندوزی تیمی می زنید و سفری را همراه با تیم تحت رهبری تان شروع می کنید که منحصربه فرد است و چیز های زیادی در این جهت خواهید آموخت و هر چه تعداد این سفر های فکری و ماجراجویانه برای حل مسائل مختلف بیشتر باشد، بر پختگی و بلوغ فکری اعضای تیم و کارآ یی کلیت تیم کاری تان افزوده خواهد شد.

در این میان، حتی اگر شکستی هم برای رسیدن به اهداف موردنظر و اجرای ایده های پیشنهادی برای حل مسائل موجود رخ دهد بازهم یک پیروزی و کامیابی بزرگ برای تیمتان اتفاق خواهد افتاد که همان کسب تجربیات نو و شناخت جهت های درست و نادرست است و باعث خواهد شد تا یک تیم کاری در آینده با دقت و صلابت بیشتری عمل کند و تصمیم های درستی اتخاذ کند.

مرحله هفتم: به عقب نگاه کنید و پیروزیت هایتان را جشن بگیرید

بعد از اینکه مرحله تجربه اندوزی را نیز پشت سر گذاشتید و توانستید پنج مرحله پیش از آن یعنی تعریف مساله، ارائه راهکار ها، اولویت بندی کارها، ترسیم نقشه فرآیند و تغییر دادن فعالیت ها را به خوبی انجام دهید، لازم است که دوباره تمام اعضای تیمتان را دورهم جمع کرده و از آن ها راجع به آنچه رخ داده است بازخورد بگیرید تا دریابید آیا تجربه ای که شکل گرفته است مثبت و سازنده بوده یا منفی و ناامیدکننده. انجام دقیق این مرحله ازآن جهت دارای اهمیت و ضرورت فراوانی است که به تیم های کاری برای اجرای هرچه بهتر پروژه های آینده کمک می کند و به عبارت روشن تر، مرحله ششم یعنی تجربه اندوزی را تکمیل می کند.

هنگامی که تمام اعضای تیمی که یک پروژه را به خاتمه رسانده و فرآیندی که خودشان در شکل گیری اش مشارکت داشته اند را به مرحله اجرا درمی آورند، باید نگاهی به عقب بیندازند تا ببینند چه کار هایی اجرا شده و چه پیروزیت ها یا ناکامی هایی در این میان رخ داده است و علت بروز اشتباهات چه بوده است و چگونه می توان از تکرار شدن آن اشتباهات در آینده جلوگیری کرد.

علاوه بر این لازم است باهدف روحیه بخشی به اعضای تیم یکسری جشن های کوچک و خودمانی با شرکت تمام اعضای تیم برگزار شود و نتایج مطلوب و پیروزیت های کسب شده در جهت اجرای فرآیند نو، هرچقدر هم کوچک و محدود باشند، جشن گرفته شود. این کار برای افزایش روحیه تیمی و همچنین بالا رفتن روحیه و انگیزه اعضای تیم برای اجرای پروژه های بعدی بسیار موثر و امیدآفرین خواهد بود.

مرحله هشتم: تکرار کنید

بعد از به خاتمه رسیدن یک پروژه و برگزاری جشن های مرتبط با آن باید تیم را برای شروعی دوباره و اجرای فرآیند نو دیگری مهیا ساخت و در این میان باید بستری را فراهم آورد تا تمام اعضای تیم که در مراحل مختلف پروژه قبلی تجربیات زیادی کسب کرده اند و از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شده اند خود را برای کارزاری نو و جدی تر آماده کنند و پروژه نوی را که بر عهده آن ها گذاشته خواهد شد باصلابت و توانمندی بیشتری به مرحله اجرا درآورند.

در خاتمه باید به این نکته کلیدی اشاره کرد که این فرآیند هشت مرحله ای نه فقط در استارت آپ ها و شرکت های کوچک و دارای تعداد کارکنان اندک قابل اجراست بلکه در سازمان ها و شرکت های بزرگ نیز قابلیت اجرا دارد و این طور نیست که به خاطر بالا بودن تعداد کارکنان و پیچیدگی های ساختاری و ارتباطی در این گروه از شرکت ها و سازمان ها امکان پیاده سازی مراحل هشت گانه که در بالا به آن ها اشاره شد، وجود ندارد.

درواقع، وجود فرهنگ دورهم نشستن اعضای تیم های کاری و مشارکت فعال تمام اعضا در تمام مراحل تعریف مساله، ارائه راهکارها، اولویت بندی امور، ترسیم نقشه فرآیند، ایجاد تغییرات و اصلاحات، تجربه اندوزی و بازخورد گیری و جشن گرفتن دستاورد ها در هر سازمانی باعث خواهد شد تا اجرای این فرآیند به راحتی و همراه با جلب رضایت افراد صورت پذیرد و فضای مساعدی در درون سازمان ها و تیم های کاری به وجود آید که مملو از حس صداقت، شفافیت، باز بودن، تعهد و قدرت بخشی به اعضای تیم های کاری است و امید به آینده و رضایت از حضور در مجموعه های کاری پیروز و ارزشمند را در همه افراد تقویت می کند و این چنین است که می توان سخت ترین و پیچیده ترین پروژه ها را با بهترین کیفیت و کمترین چالش به مرحله اجرا درآورد.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی - دنیای اقتصاد

منبع: MIT